Benefits of Building Operation System


Our Board Advisor, Alan Colquhoun’s interview with Tomasz Polek, Technical Manager of ECE


(English version, below is the German version)

Alan Colquhoun:

Good morning, my name is Alan Colquhoun, a Board Advisor for Velis Real Estate Tech, and today, I'm with Tomasz Polek, Technical Manager of ECE, responsible for security and maintenance at Galeria Krakowska in Krakow.

Could you please tell us more about ECE such as its scope, the types of real estate it works with and its business profile?

Tomasz Polek:

ECE is a leader in the shopping mall industry in Europe. To date, we have managed over 200 facilities. In addition, the company is also rapidly developing in other sectors such as logistics centers, office space and hotels.

Alan Colquhoun:

Some countries entered in "post-pandemic". I have observed many changes in the real estate market, often resulting from the unusual situation we need to operate in.

Tomasz, could you please share with me your experience of how ECE continued to operate during this period? Surely, it was not easy to manage shopping centers in such a difficult and uncertain time, is that right?

Tomasz Polek:

In fact, during the pandemic, we experienced many new situations that we have never experienced before.

What I mean by that is the ability to react to the market in real time. One of the most important factors that played a role in this was software. We had already decided to use the Singu FM platform before the pandemic to standardize our operations. At the time, we were working under normal conditions, but we found that a usable system could greatly support both technical managers and ECE staff and improve the flow of information. The pandemic period was the time when all investments paid off, and it turned out that the investment in software was a great idea because it allowed us to quickly adapt to change, introduce new solutions, and use those solutions that had already been developed over the years. Without software, it would have been difficult to manage employees or continue to keep the facilities open. 

Alan Colquhoun:

There are many real estate solutions on the market. How do you deal with them?

Tomasz Polek:

There are many technical management tools available. Two of them are most often used, although both can be used for facility management from a completely different perspective. One of them is SAP, a tool that offers facility management modules, the other is Singu, which is completely focused on FM. This is Singu’s great advantage, that is mainly used by technical managers. There are ways to integrate IT systems, but each user will have their own individual preferences.

Alan Colquhoun:

For 27 years I have worked in the real estate industry for the CEE, both in Canada and the UK and I have seen a lot of changes in the market during that time. Both in terms of the real estate market itself, and the presence of new technologies. There has been a breakthrough in the last decade, and as a result, more and more companies are seeing real returns on their IT investments and the opportunity to improve management.

How did the ECE start?

Tomasz Polek:

8 years ago, I was looking for a solution to support the daily maintenance of shopping centers. I needed a tool to coordinate the technicians' work and give an overview of everything that was happening in the facility. That's how we started working with Velis and their Singu FM solution. A lot has changed in that time. We started with the basic features of the application and now we use all of the software, we manage inspections and other functions, every ECE employee, cleaning company, security company and tenant have access to the system. We have also implemented several innovative solutions such as NFC tags and beacons and are preparing for further development of IoT sensors.

Alan Colquhoun:

Is Singu FM only available in Galeria Krakowska?

Tomasz Polek:

No, we started with Galeria Krakowska, but now all centers in Poland, Slovakia and the Czech Republic use it.

Alan Colquhoun:

Looking back, do you think it was worth it?

Tomasz Polek:

Absolutely yes. We can't imagine managing shopping centers without the Singu system. The solution is so deeply integrated into our structures that even during the hard times like the COVID pandemic and including the closure of shopping centers, we never thought of abandoning it. Mainly because the system generates real savings. Shift workers, tenants, management - they can all communicate easily through the system or a mobile app.

Alan Colquhoun:

It looks perfect, but was there something that didn’t work during that time?

Tomasz Polek:

Naturally there were several issues, both from our side and from Velis', but eventually every problem was resolved. We have developed a good business model that now enables us to respond and adapt to change. Communication is direct and we hold regular meetings to discuss everything. Also, with the engaged Velis team, who respond to our needs and continuously support us.

Alan Colquhoun:

Is that the end or are there other development plans? I mean the further development of the system functionality and the scope of implementation.

Tomasz Polek:

The system is evolving, ECE with Singu and Singu with us. I believe that the cooperation will last, and we will have even better ideas and solutions.

As far as the implementation in other countries... I would say everyone wants to be a pioneer and we hope that Poland will be too.

Alan Colquhoun:

Thank you very much for the interview. Indeed, PropTech-technologies are an inseparable part of real estate today, which is why it is so important to implement proven solutions from vendors with an established implementation methodology - solutions that can realistically increase the value of real estate and that benefits not only owners, managers, but also tenants and all real estate stakeholders.


Interview auf Deutsch


Alan Colquhoun:

Guten Morgen, mein Name ist Alan Colquhoun, ein Board Advisor von  Velis  Real Estate Tech,  und heute bin ich bei  Tomasz Polek, Technical Manager für ECE, der täglich für Sicherheit und Wartung bei Galeria Krakowska in Krakau verantwortlich ist.

Tomasz, könntest du bitte uns über die ECE über den Umfang, die Immobilientypen und Ihr Geschäftsprofil erzählen?

Tomasz Polek:

Die ECE ist führend in der Shoppingcenter-Branche in Europa. Bisher haben wir über 200 Einrichtungen verwaltet. Darüber hinaus entwickelt sich das Unternehmen auch in anderen Branchen wie Logistikzentren, Büroflächen und Hotels.

Alan Colquhoun:

Einige der Länder traten danach in die "Post-Pandemie" ein. Ich habe viele Veränderungen auf dem Immobilienmarkt beobachtet, die oft aus der ungewöhnlichen Situation resultieren, in der wir heutzutage funktionieren müssen. Tomasz, könntest du mir bitte deine Erfahrungen darüber mitteilen, wie die ECE in dieser Zeit zurechtkam? Zweifellos war es nicht einfach, Einkaufszentren in einer so schwierigen und unsicheren Zeit zu verwalten, stimmt das?

Tomasz Polek:

Tatsächlich haben wir während der Pandemiezeit viele neue Situationen erlebt, die wir noch nie zuvor erlebt haben.

Was ich damit meine, ist die Fähigkeit, in Echtzeit auf die Marktsituation zu reagieren.

Einer der wichtigen Faktoren, die dabei eine Rolle spielten, war die Software. Wir hatten uns schon vor der Pandemie für die Nutzung der Singu FM-Plattform entschieden, um unsere Abläufe zu standardisieren. Damals arbeiteten wir unter normalen Bedingungen, aber wir stellten fest, dass ein brauchbares System sowohl technische Führungskräfte als auch ECE-Mitarbeiter stark unterstützen und den Informationsfluss verbessern kann. Die Zeit der Pandemie war die Zeit, in der alle Investitionen am besten validiert wurden, und es stellte sich heraus, dass die Investition in Software eine der besten war, weil sie es uns ermöglichte, uns schnell an Veränderungen anzupassen, neue Lösungen einzuführen und diejenigen zu verwenden, die bereits im Laufe der Jahre entwickelt worden waren. Ohne Software wäre es schwierig gewesen, Mitarbeiter zu verwalten oder die Einrichtung jederzeit offen zu halten.

Alan Colquhoun:

Ja, mit Software es gibt viele Immobilienlösungen auf dem Markt. Wie gehst du damit um?

Tomasz Polek:

Es gibt viele verfügbare Tools für das technische Management. Zwei von ihnen sind besonders häufig im Einsatz, obwohl beide aus einer ganz anderen Perspektive für das Facility Management eingesetzt werden können. Eines davon ist SAP, ein Tool, das Facility-Management-Module anbietet, das andere ist Singu, das sich vollständig auf FM konzentriert, und dies ist sein großer Vorteil, der hauptsächlich von technischen Managern genutzt wird. Es gibt Möglichkeiten, IT-Systeme zu integrieren, aber jeder Benutzer wird seine individuellen Präferenzen haben.

Alan Colquhoun:

Ich arbeite seit 27 Jahren im Immobilienbereich in CEE, Kanada und Großbritannien und habe in dieser Zeit viele Veränderungen auf dem Markt gesehen. Sowohl in Bezug auf den Immobilienmarkt selbst, als auch auf das Vorhandensein neuer Technologien damit. In den letzten zehn Jahren gab es einen Durchbruch, folglich sehen immer mehr Unternehmen echte Renditen auf ihre IT-Investitionen und die Möglichkeit, ihr Management zu verbessern.  Wie war der Beginn der ECE in diese Berreich?

Tomasz Polek:

Vor 8 Jahren suchte ich nach einer Lösung, um die tägliche Wartung der Einkaufszentren zu unterstützen. Ich brauchte ein Werkzeug, mit dem ich die Arbeit der Techniker koordinieren und einen Überblick über alles geben konnte, was in der Einrichtung passierte. So begann unsere Zusammenarbeit mit Velis und ihrer Singu FM-Lösung. In dieser Zeit hat sich viel verändert. Wir haben mit den grundlegenden Funktionen der Anwendung begonnen und jetzt verwenden wir die gesamte Software, wir verwalten Inspektionen und andere Funktionen, jeder ECE-Mitarbeiter, Reinigungsunternehmen, Sicherheitsunternehmen und Mieter hat Zugriff auf das System. Darüber hinaus haben wir eine Reihe innovativer Lösungen wie NFC-Tags und Beacons implementiert und bereiten uns auf die weitere Entwicklung von IoT-Sensoren vor.

Alan Colquhoun:

Ist Singu FM nur in Galeria Krakowska verfügbar?

Tomasz Polek:

Nein, wir haben mit Galeria Krakowska angefangen, aber jetzt nutzen alle Zentren in Polen, der Slowakei und der Tschechischen Republik es.

Alan Colquhoun:

Wenn Sie zurückblicken, glauben Sie, dass es sich gelohnt hat?

Tomasz Polek:

Absolut ja. Wir können uns die Verwaltung von Einkaufszentren ohne das Singu-System nicht vorstellen. Die Lösung ist so tief in unsere Strukturen integriert, dass wir in der schweren Zeit wie der COVID-Pandemie und einschließlich der Schließung von Einkaufszentren nicht daran dachten, es aufzugeben. Hauptsächlich aufgrund der Tatsache, dass das System echte Einsparungen generiert. Schichtarbeiter, Mieter, Management - sie alle können einfach über das System oder eine mobile App kommunizieren.

Alan Colquhoun:

Es sieht perfekt aus, aber gab es etwas, das in dieser Zeit schief gelaufen ist?

Tomasz Polek:

Natürlich gab es mehrere Störunge, sowohl von unserer Seite als auch von Velis', aber schließlich wurde jede Unklarheit gelöst. Wir haben ein gutes Geschäftsmodell entwickelt, das es ermöglicht uns jetzt, auf Veränderungen zu reagieren und uns darauf anzupassen. Die Kommunikation ist direkt und wir halten regelmäßige Treffen ab, um alles zu besprechen. Auch mit dem engagierten Velis-Team, das auf unsere Bedürfnisse eingeht und uns kontinuierlich unterstützt.

Alan Colquhoun:

Ist das das Ende oder gibt es andere Entwicklungspläne? Ich meine die  Weiterentwicklung der Systemfunktionalität und des Implementierungsumfangs.

Tomasz Polek:

Das System entwickelt sich weiter, ECE mit Singu und Singu mit uns. Ich glaube, dass die Zusammenarbeit Bestand haben wird und wir noch bessere Ideen und Lösungen haben werden.

Soweit die Umsetzung in anderen Ländern... Ich sage, jeder möchte ein Vorreiter sein und wir hoffen, dass es Polen sein wird.

Alan Colquhoun:

Vielen Dank für das Gespräch. Tatsächlich sind PropTech-Technologien heute ein untrennbarer Bestandteil von Immobilien, weshalb es so wichtig ist, bewährte Lösungen von Anbietern mit Erfahrung zu implementieren - Lösungen, die den Wert von Immobilien realistisch steigern können und nicht nur Eigentümern, Managers, sondern auch Mietern und alle Markteilnehmen zugute kommen.



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